Er werd met veel (her)erkenning op elkaar gereageerd en er zijn duidelijke afspraken gemaakt op bedrijfsmatige en commerciële vlakken

Een projectorganisatie welke vanuit een contractstructuur met klanten naar een aanbestedingsmarkt gaat veranderen komt met de vraag om hun mensen, uitvoerders, werkvoorbereiders, klantmanagers, te trainen in bedrijfsmatig en commercieel communiceren. 

Voordat we aan een trainingscyclus beginnen voeren we groepsgesprekken met afgevaardigde van werkvoorbereiders, uitvoerders, en klantmanagers. We ontvangen drie waarheden in deze gesprekken, werkvoorbereiders voelen zich niet gezien en gehoord door hun uitvoerders, uitvoerders voelen zich niet serieus genomen door hun werkvoorbereiders en klantmanagers, en klantmanagers maken zich zorgen over het professioneel vermogen van hun mensen. Alle groepen hebben een “wijscultuur” in zich waarin ze vooral de omgeving verantwoordelijk houden voor “fouten” die gemaakt worden in de werkprocessen. De groepsdynamische systemen hebben in de tijd gezien voor “blokvorming” gezorgd en er wordt met wantrouwen naar elkaar gekeken. Wat niet meer gebeurt is de vraag stellen , “wat heeft het met mij, met ons te maken dat hetgeen we juist niet willen toch in stand blijft”. 

We besluiten om de groepen gesloten te benaderen in onze trainingsaanpak, dus functiegroepen in eerste instantie bij elkaar. Daar de focus leggen op hoe communiceren wij, waar lopen we tegen aan en wat is ons aandeel daarin, langs welke uitgangspunten vinden wij het belangrijk om samenwerken op een hoger plan te brengen, wat moeten wij, wat moet ik dan in mij professionaliteit aanpakken.

Deze aanpak lokte de reactie uit van één van de deelnemers, “als het dan toch allemaal mijn schuld is dan kan ik net zo goed naar huis gaan”. Ja dat klopt, wat je ook kunt doen is beschouwen wat er in zit voor jou zonder het persoonlijk te maken, maar te focussen op gedrag en beleving.

Zonder meer kan ik zeggen dat het moeilijk was om de groepen naar binnen te laten kijken en ze weg te halen bij wat anderen allemaal fout deden en lieten liggen. Toen deze exercitie eenmaal begon aan te slaan kwam er veel aha-erlebnis op gang en kwam men echt in gesprek met elkaar waardoor de energie om het anders te gaan doen los kwam. In de groepen en bij individuen kwam een reflectief vermogen op gang waardoor ze meer zichzelf en elkaar gingen uitnodigen om het anders te bekijken en het anders te gaan doen. 

Men kreeg meer beeld van het eigen aandeel in de bestaande cultuur, door het feit dat we niet enkel een theoretisch kader scheppen maar het proces van het individu en de groep centraal zetten ontstaat er gesprek en vinden mensen en groepen handvatten om zichzelf en elkaar in “beweging” te zetten. 

In eerste instantie ging deze werkwijze het beste bij de werkvoorbereiders, de uitvoerders en de klantmanagers kwamen onderweg meer belemmeringen tegen om de focus op zichzelf te leggen. Als trainers schuwen wij dan niet om vanuit contact de confrontatie op te zoeken en te gaan duiden hoe wij vanuit onze beleving en waarneming de werkelijkheid interpreteren. 

Dat heeft onder andere veroorzaakt dat één van de uitvoerders mij aangaf dat als ik er “zo over dacht” ik dan door hem als een zak van een vent werd gezien”. Prima dat wil ik zijn voor jou als jij dan de boodschap gaat snappen dan wil ik die rol wel hebben. Door de strijd niet op te zoeken maar te accepteren dat hij er zo over dacht ontstond er ruimte bij deze man voor zelfreflectie en ging hij van een passieve grondhouding gebaseerd op weerstand naar een actieve maar nog steeds kritische grondhouding, deze kritische grondhouding was in de training veel constructiever waardoor de gehele groep met elkaar in gesprek raakte. 

Aan het einde van de trainingssessies heb ik beide groepen werkvoorbereiders en uitvoerders bij elkaar gebracht en ze de opdracht gegeven aan elkaar duidelijk te maken wat de collega’s van hen kunnen verwachten, wat ze wilde verwachten van de anderen. Deze bijeenkomsten hebben ze creatief aangepakt waardoor er met veel herkenning en erkenning op elkaar is gereageerd en er duidelijke afspraken zijn gemaakt hoe ze meer bedrijfsmatig en commercieel slim de markt gaan benaderen.

De moeilijkste groep in deze waren voor ons de klantmanagers met een zelfreflectief vermogen van een “vingerhoedje”.  Dit had een relatie met de grondhouding van de algemeen manager die non-verbaal duidelijk kon laten zien dat hij er helemaal geen zin in had en liever iets anders ging doen. Deze man verstaat de kunst om met een blik met het schrapen van keel de ander in een fundamentele onzekerheid te zetten waardoor elk initiatief “de bodem in wordt geslagen”. Dit gaf een erg gesloten geheel wat tot gevolg had dat er met de handrem op in de sessies deelgenomen werd, waardoor significante informatie en bestaande beelden niet gedeeld werden. 

Daarop heb ik besloten de manager vanuit mijn eigen kwetsbare kant te confronteren met de effecten van zijn gedrag en heb ik hem aangegeven wat ik van hem nodig had in het traject. Het gevolg hieruit was dat de groep hier enige moed uit konden putten en ook, hoewel nog (te) voorzichtig feedback gingen geven aan hun “baas” . dit had voor mij wel een stroperig karakter waarin het sleuren en trekken werd tijdens de bijeenkomsten, waarbij ik op een bepaald moment gekozen heb om een zeer open en transparante confrontatie in te zetten. Het gevolg hiervan was dat er ruimte ontstond om fundamenteel met elkaar in gesprek te komen. Met als eindpunt het besef dat het anders moest en kon dat ze daar allen iets in te doen hadden op het niveau van procesgericht werken door meer rekening te houden met het gegeven wat mensen nodig hebben om zichzelf veilig te wanen in de organisatiecultuur.

Ook deze groep heeft aan de werkvoorbereiders en uitvoerders duidelijk gemaakt welke verwachtingen de organisatie van hen mocht hebben en welke verwachtingen zij hadden van de werkvoorbereiders en uitvoerders.

Op dat punt zijn we blijven steken, omdat het in de lijn van verwachtingen lag dat we door zouden pakken met managers en uitvoerders , dit werd ook aangegeven door de managers, “we moeten nu doorpakken” , echter is buiten ons zichtveld een andere wind gaan waaien en kregen we via de mail, dan je wel we hebben veel geleerd, maar gaan nu niet verder omdat we eerst gaan oefenen met de nieuwe inzichten.  Als we je nog nodig hebben weten we je te vinden.

Dat valt dan koud op het dak, maar door ervaring wijs geworden weet je dan dat het geen zin heeft om te blijven benoemen dat er anders afgesproken was omdat dit dan op drammen gaat lijken en dat werkt averechts.

De HRM manager met wie ik nog steeds contact heb geeft aan in de praktijksignalen te zien en te ervaren dat het anders gaat dan voor het traject dat mensen meer verantwoording nemen voor zichzelf en elkaar.

Als begeleidende organisatie een onbevredigende afloop omdat ik graag iets zodanig afhecht dat alles goed “kan genezen” maar soms is dat een gegeven wat niet haalbaar blijkt te zijn en dat is dan zo, Loslaten en weer verder.